‘Wat doet een Virtual Assistant eigenlijk?’ Het is vaak een van de eerste openingszinnen, waar ondernemers mee beginnen. En natuurlijk heb ik dan een pitch klaarstaan. Maar dan toch komen er vaak nog vervolgvragen. Dus vond ik het tijd er een blog over te schrijven.
Hé Sanne, wat doet een Virtual Assistant eigenlijk?
Wat doet een Virtual Assistant eigenlijk? Het is een veelgestelde vraag. Bij mij en ongetwijfeld zullen mijn con-collega’s deze vraag ook vaak krijgen. Het korte antwoord is veel. Heel veel. Op mijn website leg ik uit wat ik kan doen voor jou als ondernemer. Het meest korte en makkelijke antwoord is dat ik als Virtual Assistant ervoor zorg dat jij meer vrije tijd krijgt als ZZP en MKB ondernemer.
Dat kan door bijvoorbeeld te functioneren als ‘Secretaresse op afstand’. Dat behoort namelijk óók tot wat ik voor ondernemers kan doen. Maar het is zo veel meer dan alleen dat. En omdat geen een ondernemer hetzelfde is, is het daarom lastiger uit te leggen wat een Virtual Assistant doet. Concreet zorg ik ervoor dat jij als ZZP en MKB ondernemer meer vrije tijd krijgt door allerlei werkzaamheden op te pakken op gebied van:
- Online Marketing: bijvoorbeeld social media updates bedenken aan de hand van je website of dienst.
- Tekstschrijven: bijvoorbeeld je teksten commerciëler maken, nalezen, standaardteksten maken. Dat soort dingen.
- Backoffice: bijvoorbeeld nooit meer een overvolle ontplofte inbox. Fijn vooruitzicht toch?
- Procesoptimalisering: bijvoorbeeld ál je backoffice processen gieten in checklists en handleidingen.
Van secretaresse naar manusje-van-alles naar Virtual Assistant
In het begin was het secretaressevak niet zo breed. Later werd het steeds breder. Het gebeurde heel vaak dat de ondernemer of manager veel weg was van kantoor. De secretaresse bewaakte dan het fort en kreeg ondertussen steeds meer (project)verantwoordelijkheden. Daar lag eigenlijk al het prille begin van mijn carrière nu.
Langzaam veranderde het traditionele vak namelijk steeds meer naar dat van een manusje-van-alles-functie. Een functie waarbij je veel werk naar je toe kon trekken. Waardoor niet alleen de ondernemer, manager of directeur meer vrije tijd kreeg: de hele organisatie kreeg meer ademruimte. Een functie waarin ik mij als een vis in het water voelde.
Zorgen dat anderen meer vrije tijd kregen. Vrije tijd waardoor zij weer konden doen, wat ze wílden doen. Vrije tijd, zodat ze een keer op tijd naar huis konden. In plaats van altijd de laatste te zijn op kantoor. Van de marketingmanager tot de financieel manager tot de directiesecretaresse. Op alle lagen werd verschil gemaakt. En precies dat is iets dat ik vandaag de dag als Virtual Assistant nog steeds graag doe.
Zet jij ook de eerste stap naar meer vrijheid?
Soms vragen ondernemers actieve en concrete tips. Tips zodat ze zelf aan de slag kunnen met meer vrije tijd krijgen. In plaats van de vraag stellen wat een Virtual Assistant doet. Maar daar zit het ‘m bij mijn klanten vaak niet in.
Iedereen weet inmiddels wel dat je je niet moet (af)leiden door je e-mail, dat je bewust tijd vrij moet maken, dat je volledige focus moet hebben bij wat je aan het doen bent en dat multitasken eigenlijk helemaal niet bestaat. Als ondernemers zijn aangekomen op het punt dat ze hulp gaan zoeken, zijn ze vaak simpelweg veel te druk om het alleen te doen. Ze moeten kiézen tussen de e-mail afhandelen of hun eigen werk doen. Krijgen het vaak niet meer gebolwerkt om álles in de administratie te doen. En dan kunnen ondernemers er natuurlijk voor kiezen minder klanten te bedienen. Maar ze kunnen er ook voor kiezen om hulp in te schakelen en te delegeren.
Dus wat een Virtual Assistant eigenlijk doet? Dat weet ook ik niet precies. Wat ik wel weet, is dat alle Virtual Assistants ondernemers helpen meer tijd vrij te krijgen. Daarbij kijken zij goed naar hun eigen kwaliteiten. Ook ik doe dat. Vanuit mijn eigen kantoor in Amersfoort, centraal gelegen in midden Nederland, help ik ondernemers in heel Nederland.
P.S. In deze lijst vind je overigens wat heel concrete voorbeelden van wat een Virtual Assistant eigenlijk allemaal kan doen.
Foto van Onlineprinters via Unsplash
