Inventariseren van processen. Het is nogal een containerbegrip en ik merk dat ondernemers die ik spreek, hier toch een andere associatie bij hebben. Dat ze te moeilijk denken en het vaak hebben gekoppeld aan de technische kant van handelingen. Maar het inventariseren van processen is meer dan alleen de technische kant van handelingen vastleggen. Tijd om hier een blog aan te wijden.
Wat processen zijn
Allereerst een korte uitleg over wat processen eigenlijk zijn. Een rondje Google leert je snel dat een proces een georganiseerde reeks van activiteiten is die leidt tot een specifiek resultaat of output. Kenmerkend daaraan is dat het proces zich vaak herhaalt. Op zich dus logisch dat het als iets technisch wordt gezien. Ook dat zijn toch vaak herhalende stappen die in worden gesteld en een bepaald resultaat laten zien. Maar daar houdt het niet op: als je eenmaal weet wat processen ook kunnen zijn, zie je ze overal.
Het nut van processen inventariseren
Vaak worden processen op de automatische piloot uitgevoerd. Juist omdat het terugkerende werkzaamheden zijn, hoef jij er waarschijnlijk niet zo lang over na te denken. Prima als je voor altijd alleen wil werken en je niet verder hoeft te groeien met je bedrijf. Maar als je verder wil groeien met je bedrijf of je hebt al zo veel werk dat sommige werkzaamheden er bij inschieten, is het toch verrekte handig als je je processen al hebt geïnventariseerd. Heb je seizoensgebonden activiteiten en ben je ieder seizoen wéér nieuwe mensen aan het inwerken? Ook dan is het ideaal om je processen te inventariseren.
Met het inventariseren van processen heb je namelijk niet alleen inzichtelijk wat je doet in je bedrijf, je hebt ook inzichtelijk hoe je het doet in je bedrijf. Neem je personeel aan of huur je een freelancer in en heb je dit goed geïnventariseerd? Dan kan jij dus je medewerkers inwerken met de procesbeschrijvingen.
Die stap alleen al geeft je niet alleen meer vrijheid. Omdat je de processen al in kaart hebt gebracht en hebt beschreven, kunnen de processen persoonsonafhankelijk worden uitgevoerd. Je voorkomt daarmee ook dat bijvoorbeeld personeelsleden veel informatie over je bedrijf krijgen en die (bewust of onbewust) bij zich houden. Als zij vervolgens vertrekken, nemen zij onbedoeld ook alle bedrijfsinformatie mee. Je bedrijf wordt dus afhankelijk van een persoon. Iets dat je niet moet willen.
Hoe je begint met inventariseren en vastleggen
Inventariseren klinkt als een grote klus en het is eerlijk gezegd ook wel iets waar je tijd voor vrij moet maken. Juist omdat het van je vraagt dat je de automatische piloot uitzet. Het vraagt simpelweg een andere manier van werken. Een bewustere manier. Toch hoeft het allemaal niet zo heel moeilijk te zijn.
- Iedere ondernemer heeft te maken met terugkerende werkzaamheden. Denk maar aan het betalen van je crediteuren, het inboeken van je bankmutaties, het plaatsen van je social mediaberichten en blogs, het versturen van je nieuwsbrief. Het zijn allemaal voorbeelden van terugkerend werk. Noteer dit eens allemaal in een leeg notitieschrift, een Worddocument of een Google doc. Niet per se hoe je het doet, wel dát je het doet, hoe vaak je dat doet en wanneer je dat doet.
- Extra tip: nog beter voorbereiden op inhuur en bedrijfsgroei? Houd dan ook eens in de gaten hoe lang je erover doet om het terugkerende werk uit te voeren.
- Houd dat document of schrift gedurende 2 weken eens de héle dag open. Schrijf álle stappen op die je vervolgens doet om dat ene terugkerende proces uit te voeren. Denk niet na over de vorm waarin je het opschrijft, maar noteer het wel.
- Herhaal dat bij alle terugkerende werkzaamheden die je hebt in je bedrijf. Je hebt nu een kladversie van een procesinventarisatie en kunt nu gaan schaven aan de vorm waarin je het hebt genoteerd. Besluit vervolgens of je het in een praktisch geschreven checklist wil gieten of juist in een uitgebreid handboek met screenshots.
- Maak je document mooi en netjes en sla ‘m op.
De ultieme test
Als je de hiervoor genoemde stappen hebt gevolgd, heb je veel van je processen geïnventariseerd én vastgelegd. Dat is de eerste stap. Maar het kan zijn dat jij deze processen onbewust nog op de automatische piloot uitvoert. Dan kan het zijn dat je onbewust stappen bent vergeten op te nemen. Wil je zeker weten dat je beschrijving klopt? Geef de beschrijving dan aan iemand die het proces niet of niet goed kent. Iemand die het proces niet op de automatische piloot zal uitvoeren.
In theorie zullen zij met je beschrijving het proces volledig kunnen uitvoeren, zonder ergens vast te lopen. Lopen ze ergens wel vast, hebben ze ergens toch jouw hulp bij nodig? Dan weet je direct waar de beschrijving niet klopt. Ontvang hun feedback en voer het door in de beschrijving en laat het ze vervolgens nog een keer testen.
Wil jij verder groeien met je bedrijf en een vast of flexibel team om je heen verzamelen? Dan zijn procesbeschrijvingen echt goud waard. Heb je geen tijd om je processen zelf te inventariseren? Vind je het moeilijk om het op papier te zetten? Voor meerdere bedrijven heb ik inmiddels de processen mogen inventariseren en meerdere handleidingen en checklists geschreven. Weten of ik dit ook voor jou kan uitvoeren? Neem dan contact op voor een kennismaking en een prijsindicatie en zet daarmee de eerste stap naar groei en vrije tijd.
Foto van Gaelle Marcel via Unsplash
