Hoe je iemand snel toegang geeft tot je mail

Heb je éindelijk de beslissing genomen om een Virtual Assistant in te schakelen, heb je vervolgens geen idee hoe je iemand snel toegang geeft tot je mail. Je bent echt de enige niet. Het is iets dat ik vaak voorbij hoor komen. Van zowel klanten als potentiële klanten als, ja ook dat, collega VA’s. Tijd om er een artikel aan te wijden!

De makkelijkste manier om toegang te krijgen

De manier om iemand snel toegang geven tot je mail, is door het delen van je inloggegevens. Alhoewel niet iedereen fan is van het delen van inloggegevens, is dat wel de meest makkelijke manier. Wanneer jij een VA hebt ingeschakeld die daarbij ook nog eens een goede passwordmanager gebruikt én in overeenkomsten heeft opgenomen dat inloggegevens na beëindiging altijd direct worden verwijderd, is er niet zo veel aan de hand. Mijn tip daarbij is wel om het wachtwoord en de gebruikersnaam niet in dezelfde e-mail, app of slackchat door te geven. Is de samenwerking beëindigd? Wijzig dan wel direct je wachtwoord. Gewoon voor de zekerheid.

Machtigen werkt ook

Als jij je inloggegevens niet wil delen, kan je natuurlijk ook altijd iemand machtigen. Hoe dat in zijn werk gaat, verschilt per platform. Maak je gebruik van Officeproducten? Dan kan je het beste de stappen opvolgen die Microsoft zelf handig heeft opgesomd.

Let op: je moet je VA wel machtigen met het hoofdadres van de ingestelde laptop. In mijn geval: als je mij wilt machtigen, moet je mij dus toegang geven met sanne@sharp-support.nl. Niet met een door jou aangemaakt adres. In dat laatste geval kan ik vaak wel je mail openen, maar niet verplaatsen. Simpel gezegd: ik kan niet je volledige postvak zien. Als je mij machtigt met mijn eigen adres, moet dat wel mogelijk kunnen zijn.

Hoe je VA vervolgens je inbox beheert

Hoe het vanaf de toegang verder wordt geregeld, is afhankelijk van wat jij zelf wil. Daarover zijn in het intakegesprek al afspraken gemaakt. Vaak werkt het ongeveer zo:

  • Je hebt belachelijk veel e-mail staan in je inbox. Ik werk met het zeromail beleid en zal dus eerst inventariseren wat er allemaal in je inbox staat.
  • Je krijgt vervolgens van mij een voorstel (jawel: per mail) met hoe ik denk dat je mail het beste kan worden beheerd. Vaak zit daar een voorstel in voor een heel korte mappenstructuur:Archief: alle mails die zijn afgehandeld, komen in deze map. Met de geavanceerde zoekfuncties vandaag de dag, heb je een gearchiveerde mail zo weer teruggevonden.
  • Actie <klantnaam>: soms geven ondernemers aan acties in de mail te bewaren. Dan kan het handig zijn een daarvoor aparte map aan te maken.
  • Actie Sanne: als er veel acties binnenkomen in jouw mail die voor mij bedoeld zijn en ik heb geen eigen organisatie-emailadres van je gekregen, is het handig om een actiemapje voor mijzelf aan te maken. Daar ga ik eens per dag overigens doorheen. Rustig maar, die loopt niet zomaar over. Als jij acties hebt, kan je die overigens ook in die map zetten.
  • Ontvangen facturen en afgehandelde facturen: als je veel facturen ontvangt en je een vast moment in de maand (of week) hebt waar je je facturen behandelt, kan het handig zijn om die facturen te verzamelen in een map. Zodra deze dan zijn betaald, kan je deze zelf verplaatsen naar afgehandelde facturen. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen geen map afgehandelde facturen te maken. In dat geval archiveer je afgehandelde facturen rechtstreeks naar het mapje ‘Archief’.

Sneller een lege inbox

Als je met Officeproducten werkt en regelmatig dezelfde mails ontvangt, kan je makkelijk en snel Outlookregels instellen. Dit is bijvoorbeeld ideaal voor nieuwsbrieven die je wilt blijven ontvangen, maar niet iedere keer direct wil zien in je inbox.

Ook met Gmail is het mogelijk je e-mail snel te filteren en allerlei automatische handelingen in te stellen. Natuurlijk zijn ook deze stappen prima te gebruiken voor nieuwsbrieven, maar het kan ook ideaal zijn voor je crediteurenadministratie.

Sinds 2002 heb ik gezien hoe mail een steeds grotere rol ging spelen en langzaam andere communicatiemiddelen overnam. Ontzettend veel ondernemers lopen vandaag de dag tegen hun overvolle inbox aan. Ze worden er door geleefd en geven aan geen overzicht meer te hebben. Ze beseffen het vaak niet, maar dagelijks zijn ze vaak minstens een uur per dag kwijt aan het lezen van hun e-mail. Iedere dag weer. Ben jij zo’n ondernemer en word je knettergek van je mail? Dan hoop ik dat dit artikel je een inkijkje heeft kunnen geven van hoe het óók kan zijn. Ben je overtuigd van de meerwaarde en ben je klaar voor meer vrije tijd? Neem dan contact op voor een gratis kennismaking.

Foto van Onlineprinters via Unsplash