Mail is nog steeds een handig communicatiemiddel. Niet alleen omdat het volledig is ingeburgerd, het voorkomt ook dat je 1001 andere kanalen moet controleren op acties. Waarom? Omdat je inbox al een vergaarbak van allerlei informatie is. Dat ben je niet alleen al gewend. Dat kan je ook makkelijk uitbesteden aan iemand anders.
Besteed je je mail nog niet uit? Dan raad ik je aan om dat zeker wel te gaan doen. Uitbesteden van je mail betekent namelijk ook dat als jij er niet bent, je assistent de mail nog steeds in de gaten kan houden of kan worden gecommuniceerd vanuit jouw naam (hier moet je wel afspraken over maken!). Verder raad ik je altijd aan om zo min mogelijk mappen aan te maken. De enige map die je echt nodig hebt, is de archiefmap. De zoekfunctie is tegenwoordig zo goed, dat je een mail zo terug hebt gevonden.
Crediteurenadministratie
Te vaak zie ik dat ZZP’ers en MKB’ers al hun facturen ontvangen in hun persoonlijke mail. Dat wordt vaak fijn gevonden en kan het ook zeker zijn. Toch raad ik je aan om dan niet voor iedere factuur ‘even snel te controleren of ‘ie wel klopt’. Ongemerkt gaat daar gewoon veel tijd in zitten. Maak daarom een map hiervoor aan en stel met een regel in dat alle facturen naar die map gaan. Het enige dat jij dan nog hoeft te doen, is een wekelijks vast uurtje blokken in je agenda en die map doorlopen. Alle afgehandelde facturen kunnen dan naar de archiefmap of, als je dat echt wil, een map ‘Afgehandelde facturen’.
Trello verwerken
Het is geen geheim dat ik werk met Trello en dat is niet voor niets. Maar soms zie je je mail nu eenmaal vaker dan je Trello-omgeving. Toch hoeft dat niet te betekenen dat je dan alles maar direct oppakt en uitvoert. Dan is het fijn om de mail te verplaatsen naar een map ‘Trello verwerken’. Dat kan heel simpel. Zo heb ik een regel ingesteld dat als ik een mail verstuur met acties, ik mijzelf simpel (B)CC. Eens per dag ga ik door die mailmap heen. Is het een 2-minutenactie, pak ik ’t direct op. Zijn er meer acties nodig of duurt het langer dan 2 minuten? Dan zet ik ‘m in Trello.
Freelance opdrachten
Je bent hier aangekomen, dus dan weet je dat ik Virtual Assistant ben voor meerdere organisaties. Toevallig heb ik nu ruimte over voor een extra klant en ben ik actief op zoek naar opdrachten. Dat doe ik op diverse platforms zoals LinkedIn en Freelance.nl. Ik heb het zo ingesteld dat ik een melding krijg als er een nieuwe interessante opdracht voorbijkomt. Die wil ik alleen niet altijd direct zien in m’n inbox. Ik bepaal tenslotte wanneer ik de mail check. Daarom komt ook deze met een ingestelde regel in deze map terecht.
Actiemap
Dat ik met Trello werk, hoeft niet te betekenen dat al mijn opdrachtgevers dat ook moeten doen. Ondanks dat ze wel toegang tot hun persoonlijke klantbord hebben, zijn ze dat natuurlijk niet verplicht. Dan is het makkelijk om in ieder geval 1 actiemap te hebben.
Wat vooral niet werkt
Wat vooral niet werkt, is een volledige structuur zoals je dat in je archief hebt. Bij het verwerken van je mail moet je te lang nadenken over welke mail in welke map hoort. Om maar niet te spreken over mails die in meerdere mappen kunnen worden gearchiveerd. Een volledige structuur is absoluut niet productief en neemt belachelijk veel ruimte in beslag op je server, waardoor je computer of laptop trager wordt.
Heb jij nu geen overzicht op je mail en wil je dat wel weer hebben? Veel ondernemers hebben geen idee waar ze moeten beginnen. En dat is begrijpelijk en logisch. Daarom pak ik ook dit graag voor je op. In de vorm van een eenmalige opruimactie of structurele dagelijkse ondersteuning. Wat jij het fijnst vindt. Neem contact op voor een kennismaking en een prijs-op-maat.
