Het opstellen van een wensenlijstje

Als je mijn serie Tools onder de loep vaker hebt gelezen, weet je ook dat ik bij ieder blog begin met een disclaimer. In die disclaimer staat standaard het wensenlijstje vermeldt. Met goede reden overigens. Want zonder wensenlijstje kan je iedere tool wel implementeren, het gaat je niet verder helpen. Tegelijkertijd besef ik ook heel goed dat veel ZZP’ers en MKB’ers het moeilijk vinden om dit wensenlijstje vast te stellen. In dit blog geef ik je daarom een paar praktische handvaten voor het opstellen van een wensenlijstje.

Het belangrijke begin van het wensenlijstje

Bedenk allereerst wáárom je eigenlijk een tool wil implementeren. Is dat omdat het zo ‘hoort’? Omdat iedereen in jouw branche die ene tool gebruikt? Of omdat het jouw werkzame leven ook echt daadwerkelijk mooier, fijner en makkelijker maakt? Wil je inderdaad een tool implementeren omdat het je werk makkelijker maakt, dan heb je deze belangrijke vraag in ieder geval al beantwoord en kan je verder met het opstellen van het wensenlijstje.

Is het antwoord stiekem ‘omdat het nu eenmaal zo hoort’? Dan kan ik je alvast uit de droom helpen. Ga vooral niet verder kijken naar het wensenlijstje, als dat je argument is voor de toolimplementatie. Mijn advies is namelijk simpel: doe nooit iets, omdat een ander vindt dat het nu ‘eenmaal zo hoort’. Het scheelt je bakken met verloren tijd, energie, frustratie en vaak ook geld. Tel daarbij op dat als het iets is dat je stiekem niet wil gebruiken, het je ook niet gaat lukken.

Geef het de tijd – bouw nieuwe gewoontes

Toolimplementatie is geweldig. Althans. Als de tool eenmaal staat. Maar je moet jezelf wel de tijd gunnen om de tool onder de knie te krijgen. Als jij verwacht binnen een week alles onder de knie te hebben, kom je van een koude kermis thuis. Een gewoonte opbouwen kost nu eenmaal tijd. En het implementeren en leren werken met een (nieuwe) tool, kan je zien als het opbouwen en leren van een gewoonte.

Wil je meer lezen over het bouwen van nieuwe gewoontes? BJ Fogg heeft er niet alleen een boek over geschreven, hij heeft ook een volledige academie opgezet. Natuurlijk inclusief Nederlandse coaches.

Wie moeten de nieuwe tool allemaal kennen

Naast dat je een tool de tijd moet geven, moet je óók kijken naar de grootte van je team. Heb je een eenmanszaak waar alleen jij werkzaam bent, ben je juist ZZP’er of heb je een MKB bedrijf met niet meer dan 10 personeelsleden? Vaak heeft dit vooral invloed op het abonnement dat je afsluit. Met een gratis account kom je vaak niet heel ver als je er met zijn tienen in wil werken. Werk je alleen of met andere freelancers in je team, kom je vaak al een stuk verder met het gratis account.

Inventariseer je wensen

Als je eenmaal hebt gekeken naar waarom je een nieuwe tool wil implementeren en je hebt gekeken naar wie de tool allemaal moeten hebben, kan je de rest van je wensen inventariseren. Kijk daarbij vooral naar wat je nu mist. Wat moet je nu de hele tijd nog zelf actief bijhouden. Schrijf dat allemaal van je af. Dat kan natuurlijk gewoon op een blanco A4-tje of een leeg Word-document. Als je er de ruimte voor hebt, kan je ook met Post-It’s werken. Gebruik dan 1 Post-It per wens en plak ze ergens op een voor jou logische plek.

Wat veelvoorkomende wensen van nieuwe tools:

• Projectmanagement: iets waar je al je projecten kunt overzien, inclusief je te doen lijsten.
• Budgetten bijhouden: gelinieerd aan projectmanagement, maar dan de financiële kant. Alle kosten handig bijhouden in het project, zodat je in een oogopslag kunt zien welk project winstgevend is geweest en welke juist niet.
• Social mediakoppelingen: vooral als je een CRM wil waar je actief je leads in bijhoudt. Vaak wil men toch even het LinkedIn profiel bekijken.
• Een KvK koppeling: heel handig voor het juist bijhouden van je wettelijke administratie.
• Factureren: veel eenmanszaken en ZZP’ers gebruiken een apart programma voor het factureren van hun diensten. Of ze gebruiken nog een Excel-document. Als ze dan een tool willen gaan gebruiken, willen ze deze vaak direct mee professionaliseren.
• Tijdschrijven: vooral voor de ZZP’er die wil voldoen aan het urencriterium en de MKB’er die graag wil weten hoeveel uur hun personeelsleden werken aan bepaalde werkzaamheden. Inzicht dus vooral.
• Scan en Herken software voor je crediteuren. Alles in een keer in je boekhoudsoftware.

Het zijn wat argumenten die ik veel voorbij hoor komen en zijn erg breed. Veel tools voldoen dan ook aan deze wensen. Bij het verzamelen van dit soort argumenten blijft het dus niet alleen. Gebruiksgemak is ook heel veel waard. Dat zijn vaak dingen die je tegenkomt bij het uitproberen van demo’s.

De volgende stap

Als je het wensenlijstje eenmaal hebt gemaakt, kan je beginnen met het daadwerkelijk zoeken naar tools. Kijk daarbij niet naar alleen het budget. Kijk naar het geheel. Maak ook niet zomaar een keuze. Probeer zo veel mogelijk demo’s van de tools uit. En ga plussen en minnen. Wat bevalt je goed in de tool en wat bevalt je niet? Zet alle plussen en minnen op een rij in bijvoorbeeld een Exceldocument en laat het even rusten. Neem de tijd om een keuze te maken op basis van je wensenlijstje en je ervaringen. En richt de tool goed in!

Heb je na het lezen van dit artikel meer beeld gekregen van het wensenlijstje, maar heb je totaal geen zin om dit zelf allemaal te inventariseren? Met SHARP Support help ik je graag verder bij het onderzoeken van je wensenlijstje, maar ook bij het doorlopen van de demo’s en het inrichten van de tool. In de loop van de jaren heb ik behoorlijk wat toolkennis opgedaan. Neem dan ook gerust contact op voor de mogelijkheden.

Foto van FORTYTWO via Unsplash