Disclaimer Tools onder de loep Toggl: voordat je überhaupt gaat kijken naar tools, raad ik je aan eerst een wensenlijstje op te stellen. Pak een kladblok, open een blanco nieuwe mail, een spreadsheet, een Google Doc of een Word-document. Typ vervolgens álle wensen en eisen die je hebt. Dat kunnen ook redenen zijn om te automatiseren. Denk bij het maken van dit wensenlijstje niet aan de kosten, mogelijkheden of juist onmogelijkheden, juridische aspecten, etc. Kijk echt sec naar wat jij denkt nodig te hebben in een systeem. Ga pas verder met kijken naar een tool, zodra je dit wensenlijstje helder hebt.
Werken met urenregistraties heeft meerdere voordelen: transparantie voor de klant, die weet waar uren aan worden besteed en het behalen van het urencriterium als zzp’er. Kan je aantonen dat je in een kalenderjaar 1225 uur hebt gewerkt? Declarabel en niet-declarabel bij elkaar? Dan mag je gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek, wat betekent dat je in 2024 een bedrag van 3.750,- van je winst mag aftrekken, waardoor je natuurlijk minder belasting hoeft te betalen. Het loont dus zeker om je uren goed te registreren. Maar hoe dat je dat?
Een urenregistratiesysteem voor je urencriterium
Efficiënt werken zit in meer dan alleen kostenbesparend werken. Persoonlijk vind ik dat efficiency vooral te maken heeft met gebruiksgemak, gebruikssnelheid en logica. Als deze 3 zaken goed op elkaar zijn ingespeeld, volgt de kostenbesparing vanzelf. Dat is de reden waarom ik werk met MoneyMonk, een all-in-one pakket voor dienstverlenende bedrijven. Inclusief tijdregistratie. Maar als jij geen dienstverlenend bedrijf hebt of je hebt al een ander pakket waar geen tijdregistratie bij zit, maar je wel tevreden over bent, zijn er andere tools die het mogelijk maken je urencriterium als zzp’er te monitoren.
Hoe Toggl startte
Als oprichters van een softwareconsultancy in Estland begin 2000 steeds vaker de vraag krijgen hoe lang iets duurt, gaan ze nadenken over een oplossing. Hoe kunnen ze makkelijk en snel zien waar ze hun tijd aan kwijt zijn? En ook fijn: hoe konden ze die informatie inzetten bij (vervolg)klanten?
Offerteaanvragen van nieuwe klanten, die wilden weten wanneer het project zou worden opgeleverd. Terugkerende klanten die wilden weten hoe lang werd gedaan over projecten. En natuurlijk inzicht in de eigen (intern) gemaakte uren. Wat eerst startte als een intern systeem, kwam later veel vraag naar. Juist van dezelfde klanten die zagen hoe waardevol zo’n urenregistratiesysteem kon zijn.
Met de softwarekennis die zij al hadden, was ook een extern inzetbare oplossing snel gevonden: Toggl. Tot op de dag van vandaag nog steeds een wereldwijd veelgebruikt urenregistratiesysteem.
Simpel maar doeltreffend
Eerlijk is eerlijk: ik begrijp wel waarom men zo enthousiast is over Toggl als urenregistratiesysteem. Het werkt heel simpel. Allereerst moet je een account maken. Dat kan snel en makkelijk via de website van Toggl. Klik rechtsboven op de knop ‘Try Toggl’, voer je e-mailadres door, kies een wachtwoord et voilá: je hebt een account.
- Na het inloggen kom je direct in een agendaoverzicht terecht.
- Rechtsboven zie je ‘+ Create a project’. Klik daarop.
- Een pop-upscherm opent met wat velden. Vul de relevante velden in.
- Check of alles klopt en selecteer ‘Create project’.
- Wil je handmatig een tijdregistratie toevoegen?
- Klik dan op een willekeurige plek in de agenda.
- Een pop-up met een veld ‘What have you done?’ komt tevoorschijn.
- Voer daar een korte werkomschrijving door.
- Daaronder zie je 3 icoontjes:
- een mapje: hier kan je het project/de klant kiezen.
- een tag: hier kan je optioneel tags toevoegen
- een dollarteken: als je deze aanvinkt, geef je aan dat het declarabele werkzaamheden zijn.
- Daaronder zie je twee blokken met tijdstippen. Selecteer in het eerste blok je starttijdstip, selecteer in het tweede blok je eindtijdstip.
- Klik daarna op de paarse button ‘Add’ om de handmatige registratie toe te voegen.
- Werk je liever met een timer die je aan- en uitzet? Klik dan rechtsboven op de paarse play button. Klaar met het uitvoeren van de werkzaamheden? Klik dan op ‘Stop’.
- Je ziet nu in de agenda een blok staan. Als je eerder geen projectomschrijving o.i.d. hebt ingevuld, kan je deze achteraf alsnog toevoegen. Selecteer daarvoor simpelweg het tijdregistratieblok.
- Een kleine pop-up komt tevoorschijn met dezelfde informatie als hierboven vermeld.
Tussentijds factureren, aan het eind van de maand of aan het eind van het project? Toggl heeft een simpele exportfunctie toegevoegd, die je in staat stelt de uren makkelijk en snel te exporteren naar een .csv, Excel- of pdf-document. Deze kan je als bijlage bij je factuur toevoegen.
Mogelijke lidmaatschappen
Toggl heeft meerdere lidmaatschappen, waarvan de meest voordelige slechts € 20,- per maand kost. Is deze premium variant nog niet genoeg, dan bieden ze zelfs een enterprise variant aan. Maar ook met de gratis variant kan je al heel veel. Sowieso kan je zo veel gratis urenregistraties kwijt als nodig is, vind je ook in deze variant de exportfunctie en kan je zo veel mogelijk klanten en projecten aanmaken als nodig is. Je kunt zelfs met de gratis variant je (freelance) team toevoegen: je hebt ruimte voor 5 teamleden. Nieuwsgierig geworden naar alle lidmaatschappen? Check dan de pricing hun website.
Geen tijd of zin om Toggl zelf in te stellen? Of juist op zoek naar een all-in-one-pakket? Ik ga graag op onderzoek uit voor je. Neem dan contact op voor een kennismaking, waarin we telefonisch de wensen doornemen, de prijs bespreken en dan ga ik aan de slag voor je.
Foto van Harman Sandhu via Unsplash
