Ondernemers en automatiseren. Te vaak hoor ik andere ondernemers zzp’ers of mkb’ers adviseren dat automatiseren echt moet. Dat het belachelijk veel tijdwinst oplevert en dat dit ze alleen al meer vrije tijd oplevert. Dat ze dus zo veel mogelijk processen willen automatiseren. Maar is dat altijd de meest verstandige keuze? In dit blog geef ik je 3 redenen om niet te automatiseren.
Automatisering betekent ook minder persoonlijk contact
Ik ken een ondernemer die kán automatiseren in de backoffice. Sterker nog: het zou een hele hoop tijd schelen. In de afgelopen jaren heb ik dat meerdere keren met hem besproken. Maar deze ondernemer kiest er zeer bewust voor dat niet te doen. De reden die hij daarvoor geeft, is eigenlijk een best goede reden. Hij geeft namelijk aan dan het persoonlijk contact met zijn klanten te verliezen. Hij geeft aan liever wat meer tijd te besteden aan persoonlijk contact en daarmee al direct een basis van vertrouwen te leggen. Iets waar ook ik graag voor sta. Het persoonlijk contact. Want zoals een bekende verzekeraar het ook zegt ‘Als je maar lang genoeg gewoon blijft, word je vanzelf bijzonder’.
Automatiseren kost ook wat
Automatiseren kan niet alleen betekenen dat je het persoonlijk contact verliest, het kost ook daadwerkelijk geld. Met tools als Zapier kan je makkelijk op de achtergrond allerlei processen aan elkaar verbinden. Ondanks dat ik geen persoonlijke ervaring heb met dit systeem, hoor ik wel een hoop tevreden geluiden. Maar Zapier is niet onbeperkt gratis. Als je écht alles uit dit systeem wil halen, zal je meerdere zogeheten zaps moeten instellen. En dat is niet gratis. Bedenk je dus dat automatiseren weliswaar vaak tijdwinst geeft, maar dat daar wel kosten tegenover staan.
Kijk goed naar de tijdwinst
Een andere reden om niet te automatiseren is de realistisch behaalde tijdwinst. Heeft het wel echt zin om te automatiseren? Als ondernemers vragen aan mij waarom ze vooral werkzaamheden moeten delegeren, geef ik vaak een rekensommetje. Ondernemers die bijvoorbeeld nu dagelijks 1 uur per dag bezig zijn met het verwerken van hun eigen mail, zeggen vaak dat het niet de moeite waard is. Tegelijkertijd: als zij een uurtarief hanteren van € 100,- ex btw, kost het behandelen van hun eigen mail dus € 500,- ex btw per week. Daar schrikken ondernemers van.
Als ik ze dan vervolgens uitleg dat automatiseren met maar 5 minuten tijdwinst, niet de moeite waard is, kan je dit rekensommetje ook gebruiken. Een tijdwinst van 5 minuten, met een uurtarief van € 100,- ex btw, scheelt amper € 10,- per uur. Zet dat eens af tegen de investeringskosten, zoals opstartkosten, eventuele inhuur om de automatisering op te zetten, het onderhoud van de automatisering én daar bovenop nog de abonnementskosten. Vind je een tijdwinst van 5 minuten nog steeds de moeite waard?
Redenen om wél te automatiseren
Waarom wil je eigenlijk automatiseren? Wat is je argument? Stel jezelf die vraag steeds weer totdat je eigenlijk geen antwoord meer kunt geven op de ‘Waarom-vraag’. Noteer bij iedere waarom je antwoord op een A4-tje, een Trello-lijstje of een blanco Word-documentje. Laat vervolgens die antwoorden even liggen, kijk er gewoon een paar weken niet naar om. En automatiseer in de tussentijd dus niet. Pak na een paar weken het lijstje er eens bij. Ben je nog steeds tevreden met deze antwoorden? Blijven de argumenten overeind? Eerder schreef ik wat tips over het opstellen van een wensenlijstje voor een nieuwe tool. Dat blog gaat je hier ook bij helpen.
Automatiseren heeft verder meerdere betekenissen. Sommigen denken dat automatiseren alleen het verbinden is van de ene tool naar de andere zonder dat jij daar last van hebt. Natuurlijk met als uitkomst meer tijdwinst. Maar je kunt op nog veel meer manieren wat automatiseren. Bedenk dat als je bijvoorbeeld met Microsoft Office werkt, het instellen van een regel voor het automatisch verplaatsen óók een automatisering is. Ben jij bezig met inventariseren of automatisering iets is voor je? Lees dan de blogserie ‘Tools onder de loep’ waarin meerdere tools simpel worden uitgelegd.
Foto van KOBU Agency via Unsplash
