Welke tools een Virtual Assistant gebruikt. Eerder heb ik er al een blog over geschreven, maar het blijft relevant. Niet alleen algemene toolkeuze en advies. Nee. Ik krijg ook vaak de vraag welke tools ík als Virtual Assistant nou gebruik en fijn vind om mee te werken. Dit artikel geeft antwoord op die vraag.
Trello
Ik heb inmiddels best wat blogs geschreven over Trello. En dat is ook niet gek. Zonder deze tool kom ik namelijk echt nergens. Juist omdat ik veel klanten heb en iedere klant aparte acties heeft, om uit te voeren of in de gaten te houden. Het maakt wat dat betreft niet uit. Ik moet dat ergens in bijhouden. Na veel andere tools te hebben uitgeprobeerd, is het uiteindelijk Trello geworden. Deels geautomatiseerd, deels echt nog handmatig. Maar vooral de regie in eigen handen houdend. En dat met de gratis variant. Niet uit knieperigheid: nee, de enige betaalmethode is met een creditcard de abonnementskosten betalen. En laat ik die nou net niet hebben (en willen).
Moneymonk
Ook dit is zo’n tool waarbij ik niet meer zonder kan. Ook ik ben ondernemer en ook ik heb te maken met in- en verkoop, maar ook urenregistraties en een CRM. Moneymonk vind ik daarbij een ideaal pakket. Met de handige mobiele app, kan ik overigens ook snel m’n bonnetjes snel verwerken.
Officepakket
Veel tekstschrijvers vinden het helemaal niks om samen te werken in Word-documenten. De feedback in een Google document is beter geregeld. En dat is ongetwijfeld waar. Toch werk ik veel liever met Word-documenten voor het uitwisselen van feedback. Met de track-and-trace en ook de opmerkingen die je kunt invoegen, heb je eigenlijk hetzelfde idee. En zo geldt dat voor veel meer programma’s binnen Office. Daarom vind ik dat ook deze niet mag ontbreken.
Teams, Zoom, Google Meet
Met alledrie de tools ben ik bekend. Door schade en schande (lees: corona lockdowns en thuisonderwijs). Maar ik vind het helemaal niks. Het hele videobellen niet. Met mijn zittende beroep heb ik mijzelf aangeleerd te bewegen waar ik kan. Als jij mij aan de lijn krijgt, ben ik dus door mijn kantoor rondjes aan het lopen. Dat helpt mij bij het bewegen en ga ik dus zeker niet doen terwijl jij mij dat ziet doen. Krijg je er direct een gratis rondleiding bij. Wil je dat ik Teams voor je instel? Met alle nodige documenten e.d.? Dat is natuurlijk geen probleem. Zoomlinks voor je regelen of instellen? Ook geen probleem.
Even snel iets aftikken. Bereikbaar zijn zonder dat je direct hoeft te bellen en toch redelijk korte lijnen. Ideaal.
Canva
Canva voor je social media uitingen: het is simpel (écht dummy proof), gratis, makkelijk te delen en niet alleen via de laptop, maar ook via een mobiele app prima te gebruiken. Ik gebruik het voor het opleuken van mijn socials. Voor het opleuken van documenten, brochures, boeken, CV’s en alle andere documenten gebruik ik een combinatie van Office- en Adobeproducten.
Adobe Pro
Een invulbaar pdf-document maken, daadwerkelijk afvinkbare checklists, een ebook, een te publiceren boek, procesbeschrijvingen, workflows, organogrammen. Voor al die dingen maak ik gebruik van een combinatie van Office- en Adobeproducten. Door mijn Adobe Pro abonnement kan ik dan net even wat meer en ziet het er net wat gelikter uit.
En nog veel meer
De tools die ik in dit artikel opsom, zijn mijn favoriete tools die eigenlijk onmisbaar zijn om mijn eigen bedrijfswerkzaamheden uit te voeren. Maar dat betekent zeer zeker niet dat dit de énige tools zijn waar ik kennis van heb. Als Virtual Assistant ben ik continu in ontwikkeling. Daardoor leer ik veel tools. Je mag er dan ook vanuit gaan dat ik kennis heb van andere tools als ActiveCampaign, Mailchimp, Teamleader, Perfectview, Gsuite producten. Kortom: veel, heel veel tools.
Ken ik een tool overigens niet die jij wel gebruikt? Dan mag je er vanuit gaan dat ik ook deze snel leer te gebruiken.
Gebruik jij een voor jou onmisbare tool en staat deze nog niet in dit rijtje? Ik vind het leuk om te leren welke tools andere ondernemers als onmisbaar zien. Mail het mij gerust!
Foto van Mika Baumeister via Unsplash
