Het einde van je werkdag nadert en je kijkt nog even in de agenda. Mooi, morgen komt de eerste afspraak om 10.00 uur. Daarna hoef je pas om 14.00 uur bij een klant in Amsterdam te zijn. Je hebt weer overzicht en genoeg tijd dus om je goed voor te bereiden, je mail te verwerken en een paar medewerkers te spreken die je toch al een tijdje niet had gesproken. Dacht je….
De werkelijke situatie
De volgende dag kom je rond 08.30 uur op kantoor. Volledig overtuigd dat je afspraak er pas om 10.00 uur is. Oeps…. Je had verkeerd gekeken, je afspraak staat over een halfuur voor de deur! Even snel de laatste dingetjes voorbereiden dus.
Na die ene hectische afspraak komt je investeerder naar kantoor. ‘Dat is natuurlijk even belangrijk om een praatje mee te maken!’, denk je. Ondertussen is het alweer lunchtijd en heb je je mail nog niet eens aangeraakt. Je weet dat je het overzicht gaat verliezen en dat je mailbox alleen maar voller en voller wordt…..
Herkenbaar?
Terwijl je van de ene hectische dag naar de andere loopt, merk je dat je steeds meer grip verliest op je overzicht en je prioriteiten. Want hoe langer zaken blijven liggen, hoe groter de chaos. Je wilt alles afronden, zo veel mogelijk zelf doen en iedereen tevreden houden. Natuurlijk wil je ook dat wat je afrondt, van goede kwaliteit is. Maar hoe behoud je dan het overzicht en voorkom je dat een al drukke periode nog drukker wordt? Een aantal tips die ik zelf ook graag toepas:
- Plan altijd voorbereidingstijd in voor afspraken. Met een halfuur voor aanvang ben je al een heel eind op weg geholpen.
- Plan altijd reistijd.
- Plan tijd voor ongeplande zaken. Blok bijvoorbeeld het einde van de middag. Reserveer die voor onverwachte zaken. En houd je daar ook aan! Zo behoud je altijd het overzicht op je agenda.
- Plan wekelijkse niet-storen momenten. Kies hiervoor een voor jou handige dag en tijdstip. Tijdens deze momenten ben je even helemaal niet bereikbaar. Per telefoon niet, per e-mail niet en ook ‘live’ niet. Deze momenten zijn zo lang als jij zelf wilt. Jij plant ’t tenslotte.
- Het is vaker gezegd, maar zet alle pushmeldingen uit van je smartphone. Je wordt dan niet afgeleid wanneer jij niet afgeleid wíl zijn en kan zelf bepalen wanneer je dat ene appje ziet. Oh ja, met meldingen bedoel ik ook echt alle meldingen: social media, spelletjes die je op je telefoon hebt, het belgeluid uit, geen e-mailmeldingen, gewoon niks.
- Wees kritisch op WhatsApp groepen. WhatsApp is namelijk een ideaal platform, maar het kan ook behoorlijk afleidend zijn. Word je voor de zoveelste keer aan een groep toegevoegd? Kijk dan eens goed naar het nut van die groep. Moet je daar écht inzitten? Is het antwoord ‘nee’, verlaat de groep dan ook.
Werken deze tips voor jou niet?
Werken deze tips niet voor jou? Of kom je er simpelweg niet aan toe om ongeplande momenten of niet-storen momenten te plannen? Vraag jezelf dan eens af of je niet teveel op je bordje hebt liggen. Ben je bijvoorbeeld allerlei werkzaamheden aan het uitvoeren die helemaal niet tot je kernactiviteiten behoren?
Vind je het moeilijk werkzaamheden over te laten aan anderen? Lees dan eens dit blog waar ik je handige tips geef voor delegeren.
Vind je het juist helemaal niet moeilijk om anderen te laten helpen? Ben je alleen nog op zoek naar de juiste persoon en kan jij onderstaande vragen beantwoorden?
- Waardeer je eerlijke, open, transparante en to-the-point communicatie?
- Iemand die structuur kan bieden in jouw chaos?
- Feedback geven en krijgen geen probleem?
- Iemand die je deadlines bewaakt?
- Snel je opdrachten uitwerkt? Of die ene moeilijke afspraak snel maakt?
Dan heb je bij deze je hulp in je bedrijf gevonden. Tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek kunnen we er samen achter komen hoe ik jou en jouw bedrijf verder kan helpen.
Vanuit mijn eigen kantoor in Amersfoort, centraal gelegen in midden Nederland, help ik ondernemers in heel Nederland als Virtual Assistant. Door mijn ruime ervaring (15+ jaar), is er veel mogelijk. Zet jij ook de eerste stap naar meer vrijheid?
