Bijna iedere ZZP of MKB’er kent het wel: je bent met vakantie, maar staat toch met een half been in je bedrijf. Je inbox loopt tenslotte gewoon nog steeds dagelijks over. Mensen weten je nog steeds telefonisch of via WhatsApp te vinden. Afspraken worden ondertussen gewoon doorgepland. Je inbox loopt niet alleen vol met mail, maar ook met allerlei vergaderverzoeken. Als je af en toe kijkt in je agenda, voel je de werkstress alweer toenemen. En zo af en toe zal je zelfs nog moeten aanschuiven bij sommige vergaderingen. Je accepteert het allemaal met de redenering ‘Ook dat hoort tenslotte bij het ondernemen.‘ Maar wat als ik je zeg dat dit anders kan?
Hoe een Virtual Assistant jou helpt
Je hebt je vakantie waarschijnlijk al een tijdje gepland. Niet per se waar je naartoe gaat. Wel wanneer je even niet wil werken. Dat is dan jouw deadline. Voordat die deadline om is, wil je eigenlijk al zijn gestart met een Virtual Assistant. Het liefst minimaal een maand voor je vakantie start. Voordat je met vakantie gaat, plannen we een telefonische afspraak. We maken dan uitgebreid kennis met elkaar, ik ga je van alles en nog wat vragen en we maken duidelijke en heldere afspraken. Allereerst bespreken we dan wat jij nodig hebt om met vakantie te kunnen gaan. Wat vragen die je gaan helpen om dit te bepalen:
- Waar maak ik mij zorgen om als ik zelf niet bereikbaar ben?
- Wat moét altijd doorgaan in je bedrijf? Je facturatie, mails, agendabeheer?
- Welke projecten lopen er door je vakantie heen? En wat moet voor welk project dan in ieder geval worden opgepakt?
- Waar krijg ik toegang toe?
- Bij wat voor soort calamiteiten ben je wel bereikbaar?
Dit en veel meer van dit soort vragen bespreken we telefonisch. Na afloop giet ik de gemaakte afspraken en notities in een opdracht- of afspraakbevestiging. Zo hebben we allebei de verwachtingen helder.
Je bedrijfsvoering voortzetten
Afhankelijk van onze afspraken, heb ik natuurlijk wel wat inloggegevens nodig van je. Denk daarbij aan:
- Toegang tot je persoonlijke en/of algemene e-mail
- Toegang tot je agenda
- Toegang tot je netwerkschijf
- Toegang tot je CRM en/of contactpersonen
- Eventueel toegang tot je financiële systemen.
- Toegang tot alle andere tools die nodig zijn om je bedrijfsvoering voort te zetten.
Heb je een algemeen eerstelijns telefoonnummer? Dat behoort niet tot wat ik doe voor jou als ZZP of MKB. Je kunt natuurlijk je voicemail inspreken en aangeven dat je even aan het genieten bent van een welverdiende vakantie. Wil je dat niet? Geen probleem. Ik ken meer dan genoeg telefoonservicediensten die de eerstelijnstelefoonbehandeling kunnen overnemen voor je.
De meest belangrijke overdrachtszaken voer ik verder door in een Trellokaartje of een e-mailbericht. Als je dat wil, kan ik je eens per week op de hoogte stellen van alles dat er in je bedrijf is gebeurd. Via de mail is dan het meest handig. Liever geen mail ontvangen tijdens je vakantie? Na de vakantieperiode plannen we weer een telefonische afspraak. We nemen dan niet alleen de overdracht door. We evalueren ook hoe het is gegaan en natuurlijk ook over hoe je vakantie geweest is.
De kosten
Omdat geen klant hetzelfde is, werk ik met maatwerk. De tarieven worden daar ook op aangepast. Als je een bepaald aantal uren of werkzaamheden al direct in gedachten hebt, kunnen we daar een projectprijs voor afspreken. Een maandelijks urenabonnement is daarbij ook mogelijk. Dat is vooral aan te raden als je de samenwerking wilt voortzetten. Wil je liever uurtje-factuurtje? Dat is ook prima mogelijk. Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden? Bel, mail of app dan voor een vrijblijvende kennismaking.
Sinds 2002 werk ik voor verschillende ondernemers, directie en managers.
